问复函又称复函，适用于答复不相隶属机关、单位或团体的业务问题或上级机关的办公部门、业务职能部门答复相关机关的请示事项时使用。

  特点

  问复函的特点与商洽函的特点基本一致，具有使用广泛性、行文多向性、用语谦敬性的特点（具体要求请参照商洽函的特点），此处需要特别强调的是问复时效性和针对性。

  1.时效性

  问复函的时效性特点最为突出，回复应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，是保证工作、活动正常进行的前提。

  2.针对性

  问复函的针对性强，发文机关请求解决什么问题就回答什么问题，文中避免与复函不相关的其他事项。

  行文对象

  问复函的行文对象具有针对性，是提出要求的函件的发文机关。因此，在行文中，要针对具体的行文对象，选择合适的语言，既礼貌又态度明确地给予答复。

  格式

  问复函有比较通用和固定的格式，主要包括标题、正文和落款三个部分。

  1.标题

  同商洽函标题的写作规范相同，问复函的标题也是由发文机关+行文缘由+文种构成。当然，也可省去具体的发文机关。

  2.正文

  问复函正文的写作可参考商洽函，唯一明显的区别是问复函的事项一般单一，格式较商洽函更为固定。

  （1）开头。

  开头对复函的目的和根据进行说明。通常可写作“××××年××月××日贵单位来函收悉”或“××字××号函悉”，紧接着以“现将有关事项函复如下”等承接语引起下文。

  （2）主体。

  主体是问复函的核心部分。在问复函的主体要用简洁得体的语言将行文对象的回复、意见、缘由等说清楚，讲明白，确保行文对象接到函后能快速了解来函的意图，准确做出反应。这一过程对问复函有一个要求便是答复事项要有针对性。

  （3）结尾。

  结语可以说是整个函件的点睛之处了，此处要用礼貌性的语言做出答复，是给予支持、帮助，还是合作，或是提出希望和要求。

  （4）结束语。

  复函的结束语比较简单，用“此复”、“特此函复”等惯用语均可。

  3.落款

  落款，包括发文机关和成文日期。这里，发文机关也要写全称或规范化的简称，成文日期也要用汉字写清楚年、月、日，并加盖公章。

  语体的特点

  问复函同样是一文一函，同样要求语言平实，态度明朗。问复函的语体特点同商洽函，但作为一种对来函的回复，也应特别注意以下两点内容：

  1.平实

  用语平实的第一个表现是内容表达要直陈，忌转弯抹角、半藏半掩，宜开门见山、直奔主题。平实的第二个表现便是表达的简洁易懂，宜通俗而忌晦涩。平实的目的是为了使发文机关能迅速了解复函的态度，最快做出应对。

  2.态度明朗

  问复函的目的就是针对发文机关的建议表达自己的观点，因此态度必须明朗，不可迂回，以免造成理解上的困难和错误。

  遣词造句技巧

  问复函的语言重在简洁、明了。在遣词造句方面，要做到以下三点：

  第一，明确清楚。行文中可使用“经过研究，现函复如下”等具有标志性的语言使函件内容指向性明确，便于行文对象迅速把握重点。

  第二，运用肯定或者否定的词语。肯定或者否定的语言可以让发文机关迅速把握复函的态度。

  第三，礼貌用词。用词礼貌是最基本的要求，不论对发文机关的建议做出怎样的决定都不可使用不礼貌的词语。

  范文解析

  范文解析一：

  ××公司关于同意××公司访问学习的函

  ××公司：

  你公司关于到我公司访问学习的函（××函〔2010〕13号）收悉。我公司行政部门征求了公司董事会意见后，决定同意贵公司到我公司访问学习。

  现答复如下：

  1.原则上同意贵公司于9月中旬到我公司访问学习；

  2.请贵公司尽速将访问学习人员数量和人员职位等相关信息函告我公司行政部。

  特此复函。

  ××公司行政部

  二○一○年七月三日

  点评

  范文《××公司关于同意××公司访问学习的函》是一篇回复对方商洽事项答复函。范文针对性强，态度诚恳，表述严谨，行文规范。

  正文开头引述对方来函标题及发文字号，以做复函缘由，继而用“现答复如下”一语过渡到复函主体部分。

  主体部分既对对方公司的来函要求做了正面的回应，又表达了自己的态度和要求。

  范文解析二：

  对××省××××年工资指导线方案的复函

  人社部函〔××××〕××号

  ××省人力资源社会保障厅：

  你厅《关于上报审核〈××省××××年企业工资指导线〉的请示》（×人社厅发〔××××〕××号）收悉。经研究，现函复如下：

  一、根据××××年国民经济和社会发展计划的总体安排及企业工资分配宏观调控的要求，结合××××年宏观经济形势预测和你省经济社会发展的实际情况，经综合平衡，对你省××××年工资指导线审核意见为：

  （一）企业货币工资增长上线为×%；

  （二）企业货币工资增长基准线为×%；

  （三）企业货币工资增长下线为零增长。

  企业支付给在法定工作时间内提供了正常劳动的职工工资不得低于当地最低工资标准。

  上述工资指导线适用于企业在岗职工工资分配。

  二、在当前经济形势下，请你省进一步加强对企业工资分配的宏观调控，指导企业结合生产经营和经济效益状况，通过工资集体协商等民主程序，合理确定职工工资水平。

  三、请在工资指导线颁布后一个月内将工资指导线文本报我部备案。

  特此函复。

  中华人民共和国人力资源和社会保障部

  ××××年××月××日

  点评

  范文《对××省××××年工资指导线方案的复函》是答复下级问询请示函件的复函，态度明确诚恳，表述严谨。

  正文开头引述对方来函标题及发文字号，以做复函缘由，继而用“经研究，现函复如下”一语过渡到主体。主体虽然简短，但是对请示的工作做了十分明确的说明。

  经验分享

  在问复函的写作中，针对发文机关所提的事项和行文对象，要注意以下三点内容：

  第一，及时回复。及时地回复可保证工作的顺利接洽，同时也是礼貌的一种体现，尤其在下级机关对上级机关函件的回复上更需注意。

  第二，行文简洁明确。文中用语要把握分寸，在答复明确的基础上做到语气平和有礼。上级机关对下级机关的复函，不要倚势压人或强人所难；下级机关对上级机关的复函，也不必逢迎恭维、故作客套。

  第三，精练。与去函相比复函更需要精练。首先，要明确态度；其次，如果来函中细节问题较多，则必须对来函细节事项一一回复。