知照函是告知不相隶属机关有关事项的函。主要用于一些机关和行政部门就某些事项做出相关决定和规定后，对其他工作中涉及此事项，但是不相隶属的相关部门做出知照。

  特点

  知照函具有单一性和广泛性两个鲜明的特点。

  1.单一性

  严格遵循函文一函一事的原则。一个知照函中，只能就一个事项做出知照；但是可以就这个事项的不同方面做出具体阐述。知照函的单一性同样是对该事项重视的体现，以及确保知照对象能及时准确把握相关内容和要求。

  2.广泛性

  广泛性是指知照函在实际工作中使用广泛。知照函没有内容和行文对象的限制，因此可以广泛运用于各种需要的情况。

  行文对象

  知照函的行文对象与前面三个函是一样的，是与发文机关不相隶属但有工作联系的机关。

  由于知照函的内容涉及一些行文对象所不知道的新决定、新内容，所以在写作中，要比其他同类函件详细、具体，使行文对象充分理解知照内容的含义。

  格式

  知照函的格式也是比较固定的，像其他函件一样，也包括标题、正文和落款三个部分。

  1.标题

  知照函的标题一般包括发文机关+事由+文种三项内容，有时也可以只由事由+文种构成。两者都是规范的写作格式。

  2.正文

  正文是知照函的主要内容所在。知照函要在正文处用详细、具体的语言把做出的决定和要求告诉行文对象，使行文对象接到函后能快速了解来函的内容，准确做出反应。

  正文内容多采用分条列项的方式叙述，层次分明，条理清楚。

  3.落款

  由发文机关和成文日期组成。 发文机关写全称或规范化简称。成文日期要用汉字写清楚年、月、日，加盖公章。

  语体的特点

  知照函的内容一般具有很强的针对性，是对相关机关、单位或团体就新出台的政策、新做的决定等进行知照。因此知照函的语体特征一般表现为简洁、明确、平实。

  知照函发函的目的在于使相关机关知道新的政策、新的决定或具体事项，以便于工作中注意或者遵守。所以知照函的语言要简洁明白，使行文对象一目了然，不能有表述不清、重复罗唆的地方。知照函是告知性的公文，只要求知照，不做号召鼓舞或者批评。因此，语言力求平实、明确，用最通俗易懂的书面语言把事项表达清楚即可，不需要写得多么精彩华丽。

  遣词造句技巧

  知照函的目的在于详细具体地告知行文对象新的事项，因此其语言侧重明确，易理解。在行文中不能使用双关语或者容易让行文对象产生歧义的语言，多使用词义单一的词语。

  句式安排上，对长短句、整散句的使用要合理斟酌。短句和长句的使用效果有很大不同：短句表意简约明快，灵活多变，清楚明晰；但是长句表意周密严谨，明确精细。因此，在使用中，要注意两者的合理配合。充分运用短句，适当点缀长句，从而使知照函语意连贯，一气呵成，错落有致，逻辑清晰。

  范文解析

  范文解析一：

  国家环境保护总局办公厅函

  环办函〔2006〕176号

  关于征求《注册核安全工程师执业资格关键岗位和职责》意见的函

  各省、直辖市环境保护局（厅），人事部、公安部、国防科工委、卫生部办公厅，中核集团、广核集团，中国工程物理研究院，中国电力投资有限公司，环保总局核安全中心，各地区监督站：

  根据人事部和国家环境保护总局发布的《注册核安全工程师执业资格制度暂行规定》（人发〔2002〕106号），我局组织编制了《注册核安全工程师执业资格关键岗位和职责》，对核安全审评、核安全监督、民用核设施操纵与运行、核质量保证、辐射防护、辐射环境监测及其他与核安全密切相关的工作领域等执业范围中的关键岗位和职责做了规定。

  现将《注册核安全工程师执业资格关键岗位和职责》（征求意见稿）印发你单位征求意见，请认真研究后于2006年4月30日前书面函复至国家环境保护总局注册核安全工程师执业资格办公室。

  联系方式：

  国家环境保护总局注册核安全工程师执业资格办公室

  地址：北京海淀区红联南村×号（100088）

  电话：（010）82212×××-6

  传真：（010）62258×××

  Email：×××@263net

  附件：1.注册核安全工程师执业资格关键岗位和职责

  2.关于《注册核安全工程师关键岗位和职责》编制说明

  二○○六年四月六日

  点评

  范文是一篇格式规范、内容详细具体的征询意见的知照函。函开头点明了发布此函的原因和目的，把所有收函单位的须知事项都列在了函中，内容全面而明确。

  范文解析二：

  取消订单的知照函

  ×××经理：

  我方××月××日致贵方函谅悉，函中曾重点强调我方第××号订单按时完成之重要，请贵方务必将货物于××月××日前运达订单指定地。现时间已过，但尚未接到贵方任何通知资料，除取消订单外，我方别无选择。因我方顾客坚持交货日期不能延迟，此决定实出无奈，至感遗憾。

  ××公司

  ××××年××月××日

  点评

  范文《取消订单的知照函》是一篇企业之间常用到的业务往来知照函。范文严格遵守了知照函的写作要求：首先，仅对取消订单这一件事情进行了知照；其次，语言平实谦和。范文说明了取消订单的原因，表达了一方对取消订单的遗憾之处，也为以后的继续合作留了余地。

  经验分享

  知照函的写作中，要注意以下三个方面的内容：

  第一，书写过程严格按照公函的格式来完成。

  第二，函的内容专一、集中。知照函是对一个新的事项的知照，内容要紧紧围绕该事项进行，不能脱离主题，掺杂进其他内容。

  第三，行文中语气平和。无论是何种收文机关，行文都要注意语气平和有礼，不要倚势压人，提出的要求也不要强人所难。

  第七编

  合约性公文

  写作要领

  写作要领

  合约性公文，是指行政机关、企事业单位、社会团体之间，为了统一计划、分工负责地完成双方或多方就某些问题通过协商取得一致性意见的事项而签订的实用型公文。这类公文一般用于与经济有关的事务之中，主要包括意向书和合同两种。

  一、特点

  合约性公文要求写作规范、得体。合约性公文由于多与经济事务相关，一经签订便产生法律效力，以避免经济活动中的不法行为给合约签订方带来经济损失。合约性公文主要具有以下四个特点：

  1.格式固定

  合约性公文只有标题即合约性公文的名称是根据实际情况确定的，正文的格式是相对固定的，一般分为三部分或四部分。开篇，点明协议的宗旨和目的；中间，写协议的内容，行文多为条款式；结尾，写双方单位名称、代表署名和签字日期等。

  2.内容直述直说

  合约性公文只在篇首稍加叙述合约成文过程，其余内容都是直言陈述、说明，不转弯抹角，没有评论。清楚明白地陈述与主题相关的事项，内容尽量做到条理化；可分段叙述，但必须先后有序，主次分明。

  3.语言通俗易懂

  合约性公文是实用型公文，公文的内容需要合约各方签字，并且需要各方执行。所以，文字必须通俗易懂，才能保证合约在执行中顺利落实。

  4.遵守操作规程

  合约性公文一般是双方或多方商定好的内容，写作人员根据商定内容起草，然后，各方共同研究修改，在协商一致的基础上，方能签字认可。这个过程比较复杂，有时需要几个反复。在每一次的反复中，写作人员都必须按照规程来行事，不能省略任何步骤。

  二、 结构

  合约性公文的结构要条理清楚，前后连贯。其结构主要是横向结构，有分部式和总分条文式两种结构表现形式。

  1.分部式

  分部式结构通常是把公文分成几大部分，每部分是一个单独的层次，叙述一个独立的内容和要求。每部分可以用小标题或序号标示的形式列出，做到眉目清楚，条理清晰。小标题既可以是概括该部分中心的主旨句，也可以是提示该部分内容范围的句子。分部式结构容量较大，眉目清楚、头绪分明，最适用于内容多、篇幅长的合约性公文。写作时一定要注意前后各部分在时间上、过程上的逻辑安排，以及各部分间的逻辑联系。

  2.总分条文式

  总分条文式是合约性公文用得最多的一种外部结构形式，最常见的合同多采用这种形式。总分条文形式在开篇部分（即引言或导言部分）做综述，或说明写作目的、依据、原因，或概述情况，或阐明主旨，摆出结论。中间部分则分条文叙述有关内容，每条或说明执行事务需要注意的事项，或围绕主旨阐述一个问题，或提出某一项要求、措施、办法，等等。条文的层级结构一般写作如下方式：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。若是只有一个层次，则以“一、” ，“二、”这类数码为序数展开公文，结构清晰明了，前后连贯。

  三、 撰写要求

  合约性公文的契约性质决定了公文在撰写过程中要注意以下五个要求：

  1.平等互利

  平等互利是合约关系的基础，强调合约的内容对双方或多方都是有利的，不能牺牲一方的利益来成就其他方。

  2.协商一致

  协商一致是指合约性公文建立在双方或多方意志自由的基础上。合约的内容要经过协商，取得各方一致同意之后才能确定，不能任意修改或者增删内容。

  3.等价有偿

  合约性公文一般与经济事务有关，要符合价值规律的要求，遵循等价有偿的原则。这样才能使协作顺利进行，并提高合作各方的积极性。

  4.合法

  公文的内容以及行文过程要合乎法律法规的规定，不能利用合约来做违法的事情。

  5.简明准确

  合约性公文要求言简意赅，用最简明的语言阐明公文的内容。语言明确，避免使用可能出现歧义的语言，使缔结合约的各方一览而知其意。

  四、 写作经验

  合约性公文本质上是一种契约性质的公文，签订之后就会产生法律效力，约束签订各方。因此公文的内容必须遵守国家法律法规、政策，符合国家规章制度要求。任何单位和个人签订的合约性公文的内容都必须是法律法规、政策允许范围内的事情。另外，公文中提出的措施要切实可行，内容中包含的要求、标准、目标和任务都是在现有的社会条件下可以完成的。

  合约性公文在制定的过程中要集思广益，深入调查研究，反复讨论；不能以一方为主导，不顾其他方的合法利益。

  合约性公文在初次成文之后，签署之前要进行仔细的核对检查，确保公文中的数据和重要标准等正确无误，与签约各方商定的方案相符，不能出现任何纰漏。